[an error occurred while processing this directive]

Школа ИТ
 

Обзор подготовлен при поддержке Rover Computers

General Management Consulting Services

Пример решения: Система бюджетирования PROPHIX

Содержание:

  • Основные требования, предъявляемые к финансовым приложениям
  • Обзор системы PROPHIX
  • О компании GMCS

    Бюджетирование — комплексная и целостная система управления внутренней деятельностью компании. На начальном этапе, бюджет в формализованном виде выражает видение компании менеджерами, их ожидания по доходам, расходам, движениям денежных потоков внутри организации. На следующем этапе бюджет выступает инструментом управления по отклонениям (план/факт) для определения последующих управленческих решений, позволяет определить и измерить эффективность работы компании и ее отдельных подразделений. От качества бюджетной системы зависит прозрачность и управляемость компании.

    Динамика изменения внешней среды предъявляет определенные требования к внутренней информационной и управленческой системе компании. Современного бухгалтера нельзя представить без применения бухгалтерских программ и компьютера. Точно также современный менеджер должен быть вооружен инструментарием, помогающим исполнять его прямые функции.

    Цель данного обзора — познакомить читателя с комплексной реализацией современного финансового инструмента бюджетирования на основе системы PROPHIX.

    Основные требования, предъявляемые к финансовым приложениям

    Планирование

    Составление бюджета расходов

    Говоря о составлении бюджета, большинство специалистов подразумевает составление бюджета расходов. Бюджет расходов включает в себя подготовку плана для совокупности организационных единиц, являющихся функциональными элементами организации. Как правило, они называются «центры финансовой ответственности», «центры учета». Прогнозируемые цифры, обычно, отталкиваются от фактических данных, вынесенных из Главной Книги и бухгалтерских регистров организации. Значения вводятся или рассчитываются для каждой статьи статьи расходов и для каждой организационной единицы. Компания может включать в себя сотни или тысячи организационных единиц, и для каждой организационной единицы существует несколько сотен статей, для которых следует составить бюджет.

    Составление бюджета доходов

    При использовании программного приложения для составления бюджета доходов, часто возникает потребность в подготовке детального плана доходов под различными аналитическими срезами, например: продукт/клиент, продукт/план или продукт/рынок. Обычно для небольшой компании бюджет строится с использованием не большого числа параметров (объем, цена, доход, переменные издержки, себестоимость единицы продукции, налоги). Однако для крупной компании, возможны тысячи или даже десятки тысяч различных комбинаций.

    Прогнозирование в течение года

    Прогнозирование в течение года состоит в приближении и формализации будущего. Гибкость системы позволяет составить прогноз в любой момент в течение финансового года. В некоторых компаниях ревизию прогнозов и коррекцию проводят каждый квартал, а в других — каждый месяц. Часто пользователям необходимо, опираясь на данные пройденных месяцев, автоматически составить прогноз на оставшиеся месяцы финансового года (скользящий бюджет). Или, если текущий уровень продаж превышает ранее составленный прогноз на 5%, может быть целесообразным скорректировать оставшийся период с учетом выявленного отклонения. Финансовые приложения обладают широкими возможностями для составления бюджета в течение года, включая автоматические пересчеты различных сценариев.

    Составление финансовых отчетов и сбор информации

    Составление отчетов о фактическом положении/ об изменениях плана.

    В составлении финансового плана мало смысла, если он не будет регулярно сопоставляться с фактическим положением дел. Большинству компаний необходимо в конце каждого планового периода составлять аналитическую отчетность. Обычно это требование реализуется в следующем виде: каждый месяц в систему вводятся фактические данные, затем автоматически составляются отчеты об изменениях, и осуществляется анализ, на основе которого принимаются дальнейшие управленческие решения.

    Современные финансовое приложения предоставляют возможность автоматического составления управленческих отчетов, включающих отчеты о фактических, бюджетных и прогнозных данных, с анализом изменений.

    Сохранение финансовых данных

    Бюджетные системы должны предоставлять возможность сохранять данные и исполнять функцию центрального склада финансовых данных компании. Это позволяет быстро извлечь необходимые данные, проанализировать их, сравнить данные из разных периодов и различных подразделений. Корпоративные приложения обычно являются многопользовательскими, таким образом пользователям обеспечивается групповой доступ к данным, а, благодаря встроенной системе безопасности, пользователи получают доступ только к строго определенной информации.

    Финансовый анализ

    Распределение затрат

    В комплексных системах бюджетирования обычно встроена функция для осуществления распределения затрат. Например, статья бюджета главного офиса, выделенная на внедрение информационных технологий, может быть распределена по филиалам равномерно или на основе коэффициентов.

    Финансовые приложения часто используются для расчета полностью абсорбируемых сумм, предназначенных для отдельных организационных элементов, таких как фабричная марка, филиалы или проекты. Критерии распределения могут базироваться на нефинансовых составляющих, таких как квадратные метры, занимаемые отделом.

    Моделирование бизнеса

    Современные финансовые приложения могут включать функции составления структурированных расчетов в рамках модели, увязывая в определенную логическую цепочку большой объем информации из базы данных. Например, уравнение «доход = цена * объем» может быть рассчитано автоматически и связывать сотни и даже тысячи элементов модели, таких как продукция или организационные единицы. Это позволяет построить бизнес-модель, которая гораздо более эффективна для анализа ситуации, чем простая подстановка данных в расчеты и в статьи расходов. Данный инструментарий позволяет полноценно реализовать анализ «Что если?», изменяя один из показателей, автоматически спрогнозировать изменение финансовых результатов компании в целом.

    В странах развитой экономики, где конкурентная борьба наиболее остра, автоматизация бюджетного процесса осознанная необходимость. Компания, не имеющая оперативного и определенного в точных цифрах представления о самой себе, похожа на человека, идущего в лесу с завязанными глазами. На западе приложения по бюджетированию, бесспорно, неотъемлемая и привычная часть процесса работы финансового специалиста. За годы использования программ выработались требования и стандарты к системам бюджетирования. В приведенной ниже таблице представлены требования, предъявляемые к функциональным возможностям приложений по бюджетированию на основе материалов электронного журнала BusinessFinanceMag.

    Общие функции Функциональность Важность
    (Высокая/средняя/низкая)
    Распределение затрат (многоуровневое) В
    Сигнализация при изменении показателя (отклонение плана от факта, выручка меньше чем 15% и т.д.) Н
    Распределение сверху-вниз по подразделениям В
    Х Анализ — drill-down, drill-across, ранжирование В
    Автоматическое обновление плана счетов В
    Автоматическое обновление иерархий отчетов В
    Автоматическая загрузка остатков из Главной Книги В
    Пакетная обработка отчетов (с индикатором завершенности) С
    Х Отслеживание статусов процессов бюджетирования С
    Х Возможность планирования инвестиций В
    Анализ движения денежных средств С
    Х Графики и диаграммы С
    Х Динамическая интеграция с MS EXCEL В
    Х Легкость переноса данных бюджетов в основную систему учета (в разных файловых форматах) С
    Х Электронная пересылка отчетов, передача ссылок на хранящиеся отчеты С
    Х Планирование расчетов с персоналом по оплате труда В
    Х Комментарии к бюджетным статьям В
    Х Поддержка мультивалютности С
    Х Поддержка аналитических направлений (счета, подразделения, продукты, рынки, проекты) В
    Х Генератор отчетов В
    Программируемость потока работ (лист задания, реакция на события и т.д.) Н
    Безопасность, определение доступа к счетам и организационным элементам низкого уровня. С
    Х Возможность переноса данных из других систем (счетов учета, систем продаж) В
    Х Определение пользователей аналогично организационной структуре компании С
    Х Простой и понятный интерфейс (интуитивная работа, интерфейс, сходный с электронными таблицами) В
    Х Возможность удаленного ввода данных и составления отчетов, через интернет С
    Автоматизация потока работ Н

    (www.businessfinancemag.com/Specialreports/2001/budget/pg7.html)

    Обзор системы PROPHIX

    PROPHIX — многопользовательское финансовое программное приложение, которым пользуются тысячи пользователей по всему миру для составления бюджетов, планирования, финансовой консолидации, составления управленческих отчетов и финансового анализа.

    Большинство специалистов при планировании используют электронные таблицы. Однако, для предприятия с большим числом центров затрат, с комплексным финансовым планированием электронные таблицы обременительны и негибки. Все компании, которые покупают PROPHIX, замещают им систему бюджетирования на электронных таблицах. На Западе до тех пор, пока не появился PROPHIX, единственной альтернативой электронным таблицам были очень дорогие программы, которые требовали большого количества времени для внедрения и подходили только для самых крупных компаний.

    PROPHIX не только доступен по цене, но также отличается необычайной быстротой и простотой в настройке и эксплуатации. Большинство компаний уже через несколько дней после установки PROPHIX становятся обладателями полной операционной базы для планирования и прогнозирования бюджета.

    PROPHIX в модулях ввода данных имеет хорошо знакомый интерфейс электронных таблиц, но PROPHIX обладает дополнительными преимуществами. Он предназначен для эксплуатации в многопользовательском режиме и позволяет управлять потокаи данных.

    Ядром системы PROPHIX служит технология OLAP. OLAP означает «On-Line Analytical Processing» («технология многомерного анализа данных»). Данная технология является лучшим финансово-аналитическим типом базы данных и отвечает следующим характеристикам:

    • Быстрое предоставление пользователю результатов анализа
    • Возможность осуществления любого логического и статистического анализа, характерного для данного приложения, и его сохранения в доступном для конечного пользователя виде
    • Многопользовательский доступ к данным с поддержкой соответствующих механизмов блокировок и средств авторизованного доступа
    • Многомерное концептуальное представление данных, включая полную поддержку множественных иерархий (это ключевое требование OLAP)
    • Возможность обращаться к любой нужной информации независимо от ее объема и места хранения.

    Каждая база данных OLAP представляет собой многомерный куб данных. Данные, представленные таким способом, могут быть использованы PROPHIX при составлении комплексных отчетов. Метод сохранения данных «Куб OLAP» идеален для проведения расчетов в различных аналитических срезах, а также для осуществления распределения затрат и для консолидации данных.

    Этот куб OLAP включает в себя три параметра: Время, Центр создания стоимости и учет. Куб PROPHIX OLAP может содержать до 9 параметров.

    Пример трехмерного куба OLAP

    Пример трехмерного куба OLAP

    В кубе OLAP сохраняются величины, каждая из которых соответствует комбинации параметров Время, Центр создания Стоимости и учет

    В рамках системы базы данных OLAP PROPHIX сохраняет данные в структурах, называемых «направления». Некоторые параметры (например, финансовый год, версии, счета) являются обязательными элементами во всех моделях PROPHIX. Использование других аналитических направлений учета (например: центры создания стоимости, проекты, продукты) зависит от конкретной модели. При проектировании и дизайне проекта менеджер выбирает, какие направления должны быть включены в модель.

    Сведения о системе Prophix

    Вопрос Ответ
    1 Название поставщика решения:
    Контактное лицо:
    Телефон/факс:
    Web-адрес:
    e-mail:
    Консалтинговая компания «Джи-Эм-Си-Эс»
    Васин Антон
    +7 (095) 956–71–71
    www.prophix.ru
    marketing@gmcs.ru
    2 Название продукта PROPHIX
    3 Назначение продукта Бюджетирование, прогнозирование, финансовый анализ, консолидация
    4 Начало продаж в России Май 2002
    5 Наличие успешных внедрений в России ОАО «Тюменская Нефтяная Компания»
    МК «Уралхиммаш»
    6 Наличие успешных внедрений за рубежом Более 400 компаний в различных областях деятельности
    7 Цена PROPHIX BUDGETS
    1 администратор + 5 пользователей 4 000 $
    PROPHIX ENTERPRISE
    1 администратор + 5 пользователей 10 000 $
    8 Технические требования Рекомендованные минимальные требования к аппаратному обеспечению:
    Пользовательские компьютеры:
    Windows 95, 98, 2000, XP или Windows NT 4.0 Workstation Service Pack 3.
    Рекомендуемые конфигурации PC:
    Windows 95/98: Intel Pentium 100 MHz, 32 MB RAM
    Windows NT, 2000, XP: Intel Pentium 100 MHz, 64–128 MB RAM
    Дисковое пространство: 50 МБ.
    Сетевая среда:
    Windows NT, Novell NerWare и др.
    Среда Клиент/Сервер Требования к Серверу:
    Windows NT 4.0, 2000, XP, 256 MB RAM, TCP/IP protocol или IPX/SPX совместимая передача.
    Требования к диску пользователя: 30 МB.
    9 Ядро системы OLAP DB SS Pilot, разработка фирмы Accrue
    10 Тип инсталляции Локальная инсталляция на персональном компьютере.
    Локальная сетевая инсталляция. Пользователи могут обмениваться данными в сети.
    Удаленная работа в офф-лайне. Отдельные пользователи могут работать со своей частью информационной модели предприятия в локальной среде.
    Клиент/Сервер. Пользователи обмениваются данными по сети. При этом требуется обеспечить доступ к общим сетевым ресурсам.
    Интернет. Удаленный доступ обеспечивается через Службы Терминала Windows или Citrix Metaframe.
    11 Возможность интеграции с другим ПО (бухгалтерия, ERP-системы) Да. Встроенный макроязык.
    12 Масштабируемость До 50 пользователей в одной модели, при использовании иерархии моделей, пользователей не ограничено. 32Гб в одной модели.
    13 Функциональность:
    13.1 Распределение затрат с любого уровня иерархии, в т.ч. горизонтальное по подразделениям, по видам деятельности и т.д.
    13.2 Сигнализация при критическом изменении показателя Нет
    13.3 Анализ drill-down, drill-across Да
    13.4 Отслеживание статусов бюджетных процессов Да
    13.5 Возможность планирования инвестиций Да
    13.6 Программируемость потока работ Нет
    13.7 Генератор отчетов Бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансовому листу. Отчет о продажах. Составление отчетов любого вида.
    13.8 Динамическая интеграция с MS EXCEL Да.
    13.9 Пересылка ссылок на хранящиеся отчеты Нет
    13.10 Мультивалютность Да. Поддержка до 80 валют.
    13.11 Понятный интерфейс Да. В модуле ввода, сходный с электронными таблицами
    13.12 Комментарии к статьям Да. Также сохраняются дата и время комментария, автор.
    13.13 Безопасность Каждому пользователю присваивается Login и пароль, выделяется набор модулей и статей, с которыми он работает
    13.14 Анализ отклонений на основании гибкого бюджета (или «план-фактный анализ», variance analysis) Да. В том числе быстрый Delta-Анализ.
    13.15 Ведение многоуровнего плана счетов 9 подуровней + 5 направлений учета (до 9 подуровней в каждом) (Не рекомендуется более 10 000 счетов)
    13.16 Формирование производственных и аналитических показателей предприятия На каждый показатель заводится отдельный счет, на котором с помощью формул возможно реализовать любой аналитический показатель
    13.17 Экспорт, импорт В формате txt, динамическая поддержка ODBC, OLE
    13.18 Наличие встроенного пакета по анализу «Дельта Анализ» + Графики и диаграммы + формулы + переменные
    13.19 Построение скользящих бюджетов Да, через встроенный модуль «процессы».
    13.20 Поддержка аналитических направлений (счет, подразделение, продукт, рынок, проект) Поддержка 5 направлений
    13.21 Временной диапазон 5 лет в ретроспективе, рабочий фактический и плановый год, и 5 лет плановых. Хранение всех данных временного диапазона в базе данных, быстрое извлечение и анализ.
    13.22 Анализ «что если?» Да. Версии бюджетов, сценарии.
    13.23 Возможность аудирования действий пользователей Модуль: Протокол Аудита
    13.24 Поддержка иерархии бюджетов и консолидация Да
    14 Локализация Русскоязычная версия, развернутый русскоязычный «help» и документация.
    15 Срок обучения ключевых пользователей 2 дня
    16 Сильные стороны по мнению пользователей и консультантов Простота в использовании и установке. Гибкость. Групповая работа. Короткий срок внедрения. Невысокая цена. Удобство работы. Нет необходимости в работе программистов.
    17 Поддержка пользователей Техническая поддержка, горячая линия, выезд консультанта, качественная документация. Обновление версий.

    Модули системы Prophix

    В следующей таблице приведен список рабочих модулей PROPHIX с кратким описанием задач, которые они решают.

    Наименование модуля Функция модуля
    Менеджер документооборота Менеджер документооборота используется для контроля этапов и результаов работы каждого пользователя, задействованного в процессе планирования. Через данный модуль пользователи производят обмен данными.
    Ввод данных Ввод данных всеми пользователями, как плановых, так и фактических, если необходимо ввести их вручную. Также предоставляется возможность ссылки на ячейки MS EXCEL.
    Консолидация Калькуляция или консолидация модели PROPHIX. Администратор может рассчитать всю модель; другие пользователи рассчитывают только те подсистемы модели, к которым у них имеется доступ.
    OLAP отчеты Составление отчетов и таблиц на основе базы данных системы OLAP PROPHIX. Построение диаграмм и графиков. Сохранение стандартных форм отчетности.
    Менеджер процессов Все пользователи используют этот модуль для определения, осуществления и сохранения процессов, таких как прогнозирование и распределение затрат.
    Импорт данных Импорт данных в модель PROPHIX электронным способом.
    Экспорт данных Экспорт данных из модели PROPHIX.
    Менеджер сценариев Этот модуль используется для разработки гипотетических сценариев «что, если…».
    Протокол аудита В Журнале аудита ведется мониторинг действий пользователей в модели, относящихся к рабочему потоку (например, ввод и вывод информации), к получению данных (например, распределение, ввод данных) и изменению в структуре модели (например, изменения операций и параметров).
    Менеджер счетов Определение счетов и их параметров, включая принципы калькуляции.
    Группы счетов Создание и обработка расчетных каталогов счетов.
    Менеджер направлений Определение и обработка направлений учета и аналитических групп.
    Менеджер версий Определение и обработка версий бюджетов.
    Менеджер базы данных Предоставляет администратору опции, относящиеся к ведению новых баз данных, а также дефрагментация или обновление баз данных для отображения произведенных изменений структуры модели.
    Менеджер пользователей Создание индивидуальных кодов пользователей и предоставление пользователям доступа к данным.
    Менеджер валют Этот модуль используется для управления многовалютными моделями, включая определение курсов валют.

    Дополнительные сведения

    Разработчиком системы PROPHIX является компания EPS Software, основанная в 1987 году (офисы в Миссиссауга, Онтарио, Канада). PROPHIX стал наиболее успешным в Северной Америке программным продуктом по составлению бюджета и финансовому планированию. 21 июня 2002 года в Лас-Вегасе, штат Невада, в рамках ежегодной конференции «кто есть кто» в «Budget-Masters» 2002 компании EPS Software и ее клиентам были присуждены премии. На конкурсе было признано превосходство компании EPS Software в составлении бюджета, EPS Software увезла с собой награду «Лучшая в Финансовом Анализе». Позиция этого лидера рынка была укреплена, когда два клиента EPS Software — Thrifty Car Rental и Great Lakes Energy — получили премию за отличие в составлении бюджета.

    Thrifty Car Rental — компания, представляющая в аренду автомобили, владеющая 684 арендными точками в Соединенных Штатах и Канаде, выиграла в номинации «Бизнес-планирование — Функционирование внедренной системы».

    Great Lakes Energy — крупнейшая нефтегазовая компания в Аппалачском Бассейне получила премию за «Лучшую систему планирования». Признание, достигнутое Thrifty и Great Lakes, полностью отражает сильные способности PROPHIX в улучшении составления бюджета компаний и системы финансового отчета.

    В России началом продаж PROPHIX является май 2002 года. За это время PROPHIX приобрели и внедрили: Тюменская Нефтяная Компания, МК «Уралхиммаш» и др.

    Причем, проект внедрения PROPHIX в ОАО «ТНК» составил один месяц (начался 20 мая 2002г. и завершился 20 июня 2002г.), внедрение охватило 21 региональное подразделение департамента информационных технологий ОАО «ТНК», находящихся в различных регионах России.

    О компании GMCS

    GMCS — опытная консалтинговая компания в области внедрения сложных информационно-аналитических систем управления предприятиями. Сотрудники компании успешно работают с данными системами более 5 лет. Компания GMCS хорошо известна на российском и международном рынке. GMCS является официальным партнером компаний Baan, SAP AG, Oracle CIS, EPS, Корпорации «Парус».

    Основные направления деятельности компании

    • Внедрение корпоративных информационных систем, систем финансового анализа и бюджетирования
    • Реинжиниринг бизнес-процессов
    • Консалтинг в области информационных технологий (обследование предприятия, аудит проекта, обучение, техническое сопровождение, выбор программных продуктов)
    • Выполнение работ по локализации и доработке систем, адаптации сисетм к российскому законодательству и разработке на заказ
    • Дистрибуция программы бюджетирования PROPHIX

    Клиенты

    Компания GMCS выполнила большое количество консалтинговых проектов.

    Среди наших клиентов:

    • Царицынский Мясокомбинат
    • Тюменская Нефтяная Компания
    • РАО «Норильский никель»
    • Холдинг «СУАЛ»
    • FIAT (Турин, Италия)
    • АО «Вымпелком» (телекоммуникации)
    • Метрополитен г. Афины
    • ЗАО «Седьмой континент» (сеть супермаркетов, Москва) и др.

    Проекты по разработке программного обеспечения

    • Локализация и доработка функциональности Baan для BEELC — Восточноевропейского центра локализации Baan
    • Разработка системы защиты данных п/о Baan IV с помощью биометрической мыши U-Match BioLink Mouse (www.biolink.ru)
    • Значительный объем российской локализации системы Baan
    • Разработка модуля «Бизнес-планирование» для Baan

    Проекты по внедрению Baan

    • Компания Frigoglass (Греция, Афины) (10 заводов холодильного оборудования)
    • ОАО «Царицыно» (мясоперерабатывающий комбинат, Москва)
    • ФГУП «Ангарский электролизный химический комбинат» (Ангарск, Иркутская обл.)
    • ОАО «Тяжмаш» (Сызрань, Самарская обл.)
    • АО «Нижегородмоторс» (Нижний Новгород) (СП Fiat-ГАЗ)
    • ОАО «Кондитер» (Курск)
    • Viru Keemia Grupp (Эстония)

    Проекты по внедрению Oracle Applications

    • Казахстанское казначейство (Астана). В альянсе с Oracle CIS;
    • Молдавский металлургический завод. В альянсе с Oracle CIS, PriceWaterhouseCoopers и др.
    • ОАО «Метафракс» (Губаха, Пермская обл.). В альянсе с Oracle CIS и др.

    Проекты по внедрению Парус

    • ГУП РК Сыктывкарский ликероводочный завод
    • Лукойл Нефтепродукт

    Контакты

    Адрес: 105120, Москва, Съезженский пер. д. 8/1,
    Тел.: (095) 956–71–71(многоканальный)
    Электронная почта: marketing@gmcs.ru
    Официальный web-сайт компании: www.gmcs.ru
    Официальный сайт PROPHIX в России: www.prophix.ru

  • Вернуться на главную страницу обзора

    Версия для печати

    Опубликовано в 2002 г.

    Техноблог | Форумы | ТВ | Архив
    Toolbar | КПК-версия | Подписка на новости  | RSS